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Te quitan tiempo material para hacer las tareas que tienes que completar. Una hora con interrupciones es en realidad una hora y pico de reloj.
Promueven la multitarea, ya que de la mano suelen traer nuevas tareas que te invitan a empezarlas de inmediato.
Interrumpen el delicado proceso creativo en el que tu mente genera ideas que luego plasmas en tus tareas.
Contagian falsas urgencias que te obligan a parar en seco lo que estabas haciendo (y además bajo cualquier pretexto).
Son fuente de estrés y ansiedad, ya que permanentemente te separan de lo que quieres y debes hacer.
Provocan irritación y frustración, te quitan las ganas de trabajar ya que te impiden avanzar en tus proyectos y no te dejan sentirte buen profesional.
Te hacen más ineficiente y torpe, porque constantemente obligan a tu mente a recalibrarse y esforzarse para regresar a la tarea en la que estabas.
Fomentan los errores ya que al volver a la tarea, tras “perder el hilo”, muchas veces lo haces de forma precipitada y generalmente molesto.
Pregúntate: ¿Qué interrupción se repite con más frecuencia?, ¿Quién te interrumpe más? Ya tienes localizado a tu enemigo.
Momentos antes de empezar una tarea, especialmente las tareas complejas, recuérdate su propósito. Anímate y conjúrate para hacerla con total concentración pero sobre todo para estar en guardia ante las interrupciones.
Si trabajas con más personas utiliza siempre auriculares, aunque no escuches música. Si vemos a alguien con auriculares es menos posible que le interrumpa.
Mucha atención con la multitarea. Tener abiertas varias tareas a la vez no sólo multiplica tu ansiedad, sino que aumenta las posibilidades de una interrupción.
Es muy importante también que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrás atender mejor.
Cierra el paso a cualquier distracción o interrupción electrónica: Email, notificaciones, redes sociales,, etc. Cuando estés trabajando cierra absolutamente todo aquello que no sea imprescindible para hacer tu tarea.
Muchas veces, una mala redacción de un Email es sinónimo de interrupciones. A la hora de enviar un Email, sé preciso y directo.
Si estás en una oficina puedes y debes hacerle saber a tus compañeros que necesitas concentración.
Sé tajante con el compañero pesado o el graciosete de turno al que le gusta charlar y no trabajar. Para él o ella la interrupción es algo inofensivo pero para ti es devastador.
Mucha atención al teléfono móvil. Especialmente a la hora de hacer tareas clave no atiendas llamadas, ponlo en silencio, boca abajo — para ni siquiera ver la pantalla—. Si alguien te llama y es importante, no te preocupes, te dejará un mensaje en el buzón de voz.
En la oficina pide que no te pasen llamadas durante un rato.
Y si al final caes o te llaman y terminas por responder a esa llamada, vete al grano.
Si eres una persona que se desconcentra con mucha facilidad intenta trabajar en espacios de pocos minutos. Divide cualquier tarea en sencillos bloques de 20 ó 25 minutos
No puedes permitir que una interrupción te haga cambiar de tarea.
Recuerda tu objetivo antes de empezar la tarea que vayas a hacer. Qué persigues, qué tienes que hacer y cuándo.
Pospón la tarea que acaba de llegar.
Delega la tarea que acaba de llegar o solicita ayuda. No siempre somos nosotros los que tenemos que hacer las cosas.
· Enséñale siempre la tarea que estás haciendo en ese momento. Muéstrasela literalmente (gira la pantalla de tu ordenador, levanta los papeles…).
· Muéstrasela. Hazlo siempre de forma constructiva, positiva, sonriendo. Pero sé tajante y no te disculpes.
· Inmediatamente propón una alternativa a lo que necesita: en qué (próximo) momento podrás atender lo que te pide.
· Regresa lo más deprisa que puedas a lo que estabas haciendo cuando se presentó la interrupción.
· Que toda la empresa tome consciencia.
· Recordarlo puntualmente en las reuniones semanales de planificación y revisión.
· Colocando en la oficina carteles o señales que inviten a la no interrupción.
· Designando zonas de la oficina donde se hable con voz más baja y atenuada.
· En los primeros días, el manager o coordinador del equipo debe dar comienzo y fin a la hora feliz.
· Todos los miembros del equipo tienen que silenciar sus teléfonos móviles y darles la vuelta para no ver siquiera las pantallas.
· Si hay centralita telefónica comunicad que no os pasen llamadas externas; que tomen el recado para atenderlo después.
· Durante esa hora tanto las reuniones internas como externas están prohibidas.
· En ese tiempo estaremos en nuestra mesa, procurando movernos lo menos posible por la oficina (idas y venidas al café, impresora, etc.).
· Si algún miembro del equipo tiene que consultar algo a otro, debe anotarlo para tratarlo posteriormente, pero nunca durante ese tiempo.
· Y si excepcionalmente no queda otro remedio que preguntar o hacer algún comentario, debe hacerse empleando un tono de voz bajo, susurrando. Como si estuviérais en una biblioteca.
(*) ¿En qué categorías encajará el trabajo del futuro, que yo lo tenemos con nosotros?, y más con la irrupción de la Inteligencia Artificial (IA), y nuevas generaciones de robots “inteligentes”.
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1. La prioridad número 1º en el trabajo debería ser la gestión de interrupciones y distracciones.
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2. Las interrupciones te quitan poco tiempo material, por lo que tampoco suponen un problema.
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3. Las interrupciones detienen el delicado proceso creativo en el que tu mente genera ideas que luego plasmas en tus tareas.
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4. Cuanto más dure una interrupción, más daño hace.
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5. Siempre vuelve a lo que estabas haciendo. Si tomas otro camino, tu planificación diaria y objetivos marcados no servirán para nada.
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6. Aunque sean por un motivo de peso no debemos atender las interrupciones.
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7. Las distracciones no suponen una pérdida de tiempo real.
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8. Las interrupciones al inicio del día tienen menos importancia que al final del día.
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9. Las interrupciones se evitan y los imprevistos se planifican.
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10. Si eres una persona que se desconcentra con mucha facilidad intenta trabajar en espacios de pocos minutos.
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Debe acertar el 60% de las preguntas para superar el test
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Fallos |
Aciertos |
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Porcentaje obtenido: 0% TEST NO SUPERADO TEST SUPERADO |
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¿Necesitas tiempo para hacer lo que realmente te gusta?, ¿Al final del día te encuentras que te faltan horas para acabar todos tus tareas?, ¿Te encuentras sin energía para realizar lo que te motiva?. No necesitas más horas, ni un reloj mágico, lo que necesitas es una brújula para saber elegir mejor.
Si sabes como funciona el cerebro, sabrás que a este le encanta distraerse. Necesitamos focalizar la atención y eliminar distracciones. Fácil decirlo, pero ¿cómo lo conseguiremos?.
Hay quien dice que dominar el tiempo es como dominar el viento, imposible. Otros, un poco menos pesimistas, sostienen que la buena administración del tiempo depende, sobre todo, de actitudes. Más que de conocimientos y técnicas, que es lo que se suele aprender en cursos de formación.
Nuestro curso de Capacidad de Organización y Planificación, de una forma práctica y realista, ayudará al participante a encontrar respuestas válidas en su caso y a poner en marcha acciones concretas para conseguir los objetivos que se plantee con sus 24 horas.
Una formación en administración del tiempo, para que sea útil, debe aportar técnicas y proporcionar herramientas, pero también debería generar actitudes y hábitos (lo que haces y cómo lo haces) en el participante que le posibiliten realmente introducir cambios en su actual del tiempo.
Al finalizar el curso, el participante será capaz de:
Bloque I: Bienvenida
Lección 1: El valor del Tiempo
Lección 2: Principios Universales
Bloque II: No es el tiempo, eres tú
Lección 3: Mi relación con el tiempo
Bloque III: Métodos de productividad
Lección 4: Getting Things Done
Lección 5: Zen To Do
Lección 6: Técnica Pomodoro
Lección 7: Método Kanban
Bloque IV: Aprende a Planificar y Priorizar
Lección 8: Planificar y Priorizar
Lección 9: Deja de aplazar las cosas
Bloque V: Protégete de los Ladrones de Tiempo
Lección 10: Mail
Lección 11: Teléfono
Lección 12: Mi espacio de trabajo
Lección 13: Mis hábitos
Lección 14: Gestión de interrupciones: Respeta tu concentr-atención
Bloque VI: Mi Plan de Acción
Lección 15: ¿Y ahora qué? Llegó la hora de ponerse manos a la obra
La procrastinación eficiente
John Perry
Procrastinación
Piers Steel
Hazlo ahora: Supera la procrastinacion y saca provecho de tu tiempo libre
Neil Fiore
Organízate con eficacia -edición revisada (Gestión del conocimiento)
David Allen
Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD
José Miguel Bolivar
Gtd práctico: ¿Quieres mejorar tu productividad rápidamente? (Asciende a otro nivel: Desarrolla tus Habilidades Directivas nº 13)
Miguel A. de la Vega
La asertividad: expresión de una sana autoestima
Olga Castanyer
Aplicaciones de la asertividad
Olga Castanyer Maier-Spiess
Asertividad En El Trabajo
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No me vengas con que NO TENGO TIEMPO
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USO EFICAZ DEL TIEMPO: Trabajar más horas o más deprisa no es la solución
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Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología
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Metas: Estrategias prácticas para determinar y conquistar sus objetivos
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A. Verdadero.