Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar en lo que hay que hacer. Recopilar es colocar un recordatorio de lo que tenemos que hacer en un lugar destinado para ello.

La recopilación, como todos los pasos de GTD, es muy sencilla. Se trata de cuando se te viene en mente alguna tarea que tienes que hacer, o alguien te pide algo, lo anotas en algún lado que puedas revisar, y sigues haciendo lo que estés haciendo. Así de simple.

Hay multitud de herramientas de recopilación, es cuestión de elegir la que más nos interese según nuestro contexto. Recomendamos simplificar al máximo en número de herramientas, para no perderse así en un sistema demasiado complejo.

Es importante tener las herramientas adecuadas cuando las necesitamos, o el sistema no funcionará bien. La idea es que si nos acordamos que hay que llevar al niño al dentista mientras estamos en el autobús, tengamos una herramienta de recopilación siempre a mano para poderlo anotar.

Éstas son las herramientas de recopilación que recomendamos:

- Una libreta. En ella voy anotando ideas que me vienen a la cabeza, mapas mentales y muchas otras cosas. En el trabajo tengo otra.

- Una bandeja de entrada física, de las de escritorio. La utilizamos para poner documentos con los que luego tendré que hacer algo.

- Una aplicación para el móvil. Wunderlist, Evernote, Things, Google Tasks… Te sirve para anotar rápidamente las tareas pendientes, grabar notas de voz, etc…Es importante que esté sincronizada con el ordenador.

- Recuerda: sencillo es mejor.

- Para empezar: recopilación total

Si nunca has usado GTD tienes que empezar por una recopilación total en distintos contextos: físico, mental y virtual. Esto puede llevarte entre 6 y 8 horas en total.

Date una vuelta por tu casa, lugar de trabajo, coche… y anota en tu herramienta de recopilación todo aquello que tengas pendiente por hacer.

Esta recopilación también te sirve para simplificar: si ves algún objeto que ya no lo quieres, tíralo, dónalo o regálalo.

No te pongas a hacer nada en el momento. Se trata solamente de recopilar tareas pendientes.

Ve mueble por mueble, habitación por habitación… revisa todo.

Anota en tu herramienta de recopilación todas aquellas cosas que están en tu mente y que necesiten una acción por tu parte, como por ejemplo:

- Proyectos empezados y no terminados

- Proyectos que aún debes empezar

- Obligaciones/promesas para otras personas: pareja, hijos, familia, amigos, compañeros, objetos prestados…

- Comunicaciones que realizar/recibir, hacer o responder: llamadas, notas…

- Acontecimientos próximos: cumpleaños, aniversarios, ocasiones especiales, eventos, viajes…

- Cosas por hacer: lugares dónde ir, personas con las que reunirse, reparaciones, fechas médicas…

- Administración: temas económicos

- Casa, familia, mascotas: temas de salud, hobbies, recados, colegio, comunidad…

Anota todo, por muy simple que te parezca. Recuerda que se trata de liberar tu mente.

Revisa todos aquellos aparatos virtuales donde se haya podido acumular algo que requiera acción por tu parte. Anota estas tareas en tu herramienta de recopilación. Por ejemplo:

- Revisa tu móvil: contactos, fotos, archivos

- Revisa tu ordenador: todas las carpetas y archivos

- Revisa tu email: todos los correos electrónicos

En GTD, Procesar significa:

Decidir si cada elemento o tarea requiere alguna acción.

Clasificarlo o archivarlo de una manera muy concreta, que explicaré más adelante.

Antes de empezar, debemos tener en cuenta estas cuatro reglas:

Primero, el primer elemento. Aunque el primero pueda ser muy simple y el segundo tenga gran importancia, los elementos o tareas se van procesando en orden.

Un elemento cada vez. Además de en orden, debemos procesar de uno en uno.

Todo lo que sale, ya no entra. Hay tareas que nos pueden dar pereza procesarlas, pero una vez que estamos procesando, no volvemos nada a la bandeja de entrada.

Cada vez que procesemos, dejaremos la bandeja de entrada vacía. El procesamiento se debe hacer periódicamente, una o varias veces al día. Cuando nos ponemos a procesar, hay que terminar con todos los elementos de la bandeja de entrada.

Hemos dividido la actividad de procesar en 5 pasos. Aunque puede parecer complejo, cuando tenemos algo de práctica los 5 pasos los podemos hacer en pocos segundos.

El primer paso sería el siguiente: Nos ponemos delante de nuestra bandeja de entrada y cogemos el primer elemento de la lista. Y nos hacemos la siguiente pregunta:

¿Es accionable? ¿Requiere alguna acción?

Esta pregunta tiene dos respuestas:

- No es accionable: información que ya no sirve, o que queremos tener guardada para consulta, como un número de teléfono o un artículo, o algo que no es accionable ahora.

- Sí es accionable: pueden ser tareas sencillas, como pedir cita en el dentista, o tareas más complejas, que en GTD se llaman proyectos, que se pueden seccionar en distintas tareas sencillas.

Si una tarea no requiere ninguna acción debemos de:

- Eliminar: Muchas veces guardamos algo “por si”. Reflexiona seriamente: ¿realmente lo vas a necesitar? ¿Lo podrías buscar en cualquier otro momento en cualquier otro lugar? Mándalo a la basura (ya sea un elemento digital o físico).

- Enviar a la carpeta Algún día/Tal vez: Se trata de aquellos elementos o tareas que no son accionables ahora, pero pueden serlo algún día. Por ejemplo con algún proyecto que soñemos hacer pero ahora no es posible. Esta carpeta se revisará periódicamente y dichos elementos irán pasando a la carpeta Basura o a elementos accionables, quién sabe.

- Enviar a la carpeta Referencia: Son elementos que no requieren ninguna acción pero es información que me puede ser útil algún día, o es un archivo de seguimiento de algún proyecto que lo vamos a necesitar consultar mientras tengamos en marcha dicho proyecto. Lo guardamos aquí.

Si al hacer la pregunta ¿es accionable? a un elemento, la respuesta es sí, la siguiente pregunta sería ¿lo puedo hacer en menos de 2 minutos? Si dicha tarea se puede hacer en menos de 2 minutos, hazla, da igual lo que sea. A veces dejamos para otro momento tareas que nos son incómodas, pero que podríamos ventilar en muy poco tiempo.

Vamos a los elementos accionables que nos llevarán más de 2 minutos hacerlos. Para estos primero debemos de preguntarnos: ¿es una tarea simple o es una tarea compleja? Una tarea compleja en GTD se trata de aquellas tareas que se pueden subdividir en varias tareas simples. Por ejemplo, llamar a mi madre es una tarea simple, y llevar el coche al taller es una tarea compleja, puesto que la puedo subdividir en: llamar al taller para pedir cita, organizar el día de antes la forma de desplazarnos, llevar al coche al taller, preparar el dinero para pagar, recoger el coche del taller. En GTD, a las tareas complejas, como la del ejemplo o mucho más complejas, se les llama proyectos. Los proyectos se dividen en listas de acciones simples, puestas por orden de acción.

Si es una tarea simple, la siguiente pregunta es ¿la tengo que hacer yo? ¿Depende totalmente de mí? Si la respuesta es no, tendremos que delegar la tarea. En ese caso la pasaremos a la carpeta “A la espera“, tomando nota de qué estás esperando que la otra persona haga tal cosa. Esta carpeta se revisará periódicamente, para poder supervisar el trabajo de la otra persona (o recordárselo) y eliminar de esta lista cuando la tarea esté terminada.

- Pasarla a la agenda. Cuando la tarea es una cita, reunión o cualquier otra acción que tenga ya una fecha y hora fijada, la colocaremos en la agenda. Es muy importante colocar en la agenda sólo lo que tiene una fecha y una hora determinada. No es conveniente poner aquí nada más que eso.

- Pasarla a la carpeta “Acciones siguientes”: son tareas que no tiene fecha y hora fijadas, podemos hacerlas ya, nos corresponde a nosotros hacerlas y serán las próximas acciones que llevaremos a cabo en cuando podamos.

Y aquí termina la acción de procesar. Tenemos que hacer este proceso con cada elemento de nuestra bandeja de entrada, uno por uno, hasta que se quede vacía.

Comprar una luz para la bicicleta. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Lo tengo que hacer yo? No necesariamente, pero supongamos que de esto me quiero encargar yo. ¿Tiene una fecha y día concreto? No. Pues lo paso a la carpeta “Acciones siguientes” y lo hago en cuanto pueda.

Un archivo pdf con información que me interesa. ¿Es accionable? No. Lo quiero conservar para consultarlo cuando lo necesite. ¿Esta información puedo encontrarla en internet? Sí (¿Hay algo que no se puede encontrar en Internet?). Pues a la basura.

Recoger unas tarjetas de visita encargadas en la imprenta. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Lo tengo que hacer yo? En este caso sí, pero sólo cuándo las tarjetas de visita estén terminadas. Así que lo paso a la carpeta “A la espera” y en cada revisión de esta carpeta le doy un recordatoria a la imprenta de si están mis tarjetas. Cuando estén, paso esta tarea a “Acciones siguientes”. La elimino de ahí cuando haya recogido las tarjetas.

Tarea: Renovar la lavadora. ¿Es accionable? Pues depende. A lo mejor es algo que queremos hacer algún día. Pero supongamos que la tenemos estropeada. En ese caso, sí es accionable. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Es una tarea simple o es un proyecto? Es un proyecto. Lo divido en tareas simples: visitar tiendas de lavadoras, comparar precios y características, comprar la lavadora nueva, estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora, llamar para que se lleven la lavadora estropeada.

Un libro que me han recomendado leer. ¿Es accionable? No, puesto que aún no me lo voy a leer. Lo metería en la carpeta “Algún día/tal vez”.

Tarea: pedir cita al veterinario. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? Sí. Pues lo hago. Así de simple.

El miércoles a las 5 de la tarde me traen la lavadora a casa. Este está clarísimo: directamente a la agenda.

Organizar significa dejar las tareas que hemos procesado en el lugar adecuado, para encontrarlas correctamente después.

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar. Puedes tenerlo en tu aplicación de recopilación (Evernote, Wunderlist, Facilethings…) o físicamente en carpetas (esto ya un poco en desuso).

Aquí es dónde se apunta las acciones que se van a realizar próximamente (en el día de hoy o en la próxima semana).

Hay que tener mucho cuidado de qué metes en esta lista y no añadir tareas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia. Además de si es urgente e importante, pregúntate: ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?

Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes que comprometerte al 100%, pase lo que pase, a hacerlo. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer.

Dentro de la lista “Próximas acciones” es interesante clasificar las tareas por contextos (en Evernote, por ejemplo, serían las Etiquetas). Contexto es un lugar físico o momento psicológico adecuado para llevar a cabo una serie determinadas de acciones. Por ejemplo:

- Oficina

- Casa

- Recados en la calle

- Llamadas

- Ordenador

La idea es sencilla, si tienes que hacer una llamada, haz todas las llamadas de la lista.

Si tienes que ir a comprar, aprovecha y compra todo lo que está en la lista calle.

Toda tarea en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Un proyecto se puede implementar con una lista de casillas verificables, si es simple, pero si la complejidad del proyecto lo requiere abriremos una lista para sus acciones o subproyectos.

La siguiente acción que debamos hacer en cada proyecto debe enviarse a la lista “Próximo”.

Procura tener un número reducido de proyectos y tu sistema de organización será más sencillo y manejable. Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.

Cuando una acción la has delegado a otra persona o estás esperando una respuesta de alguien para poder darla por terminada, la clasificaremos en la lista/carpeta “En Espera”.

Periódicamente revisaremos esta lista para ver si tenemos que mandar algún recordatorio a esa persona o si ya está realizada la acción.

Puedes prescindir de esta lista si lo deseas. Si una tarea depende de que otra persona te envíe algo, se puede perfectamente tener esa tarea en “Próximo” o en “Algún día” y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona. Tú decides si tenerla o no.

Algún día/Quizá

Se trata de tareas sin prioridad o deseos a largo plazo. Hay que tener cuidado de que esta lista no fomente la procrastinación. Es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.

Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:

¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?

¿La pongo en “Algún día” por la fecha o porque no me apetece hacerla?

¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos. En la agenda podemos incluir:

- Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.

- Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.

- Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.

En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.

Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Las acciones que deben hacerse en un momento determinado debemos sacárnoslas de la cabeza tras registrarlas en un sistema de recordatorios en el que confiemos.

Yo para esto uso Google Calendar y me funciona perfectamente. Además lo tengo sincronizado con el móvil y me llega un aviso también allí. Las notas en un calendario de mesa o uno de pared pueden también sacarte del apuro si no trabajas con un ordenador.

Si quieres que tu sistema de flujo de trabajo funcione, debe proporcionarte con un solo vistazo qué es lo siguiente que debes hacer. Para ello, revisando tu lista de “Acciones siguientes”, y si es necesario filtrando las tareas por contextos debe ser suficiente.

Lo ideal es hacer una planificación semanal y diaria de las tareas que vas a hacer.

David Allen en su libro Organízate con Eficacia hizo mucho hincapié en la revisión semanal. Creemos que es importante también una pequeña revisión diaria, y otra mayor una vez a la semana.

La revisión semanal se puede hacer en 5 pasos (aproximadamente 30 minutos):

1. Revisa tus objetivos a largo plazo y tus objetivos a corto plazo. Revisa tus objetivos vitales (si no los tienes fíjalos ahora) y de ellos escoge uno para este año. Sólo uno, o perderás el enfoque.Elige también un objetivo a corto plazo que se pueda hacer en una semana más o menos y que te acerque a tu objetivo a largo plazo. Cada semana vuelve a fijarte tu objetivo.

2. Revisa tus notas. Así podrás detectar tareas sin realizar, números de teléfono que añadir, etc. Recoge los papeles sueltos y pon en la bandeja de entrada todo lo que se necesita procesar. Procesa tu bandeja de entrada. Vacía la mente, intenta acordarte de cualquier cosa que haya quedado sin anotarse. Trata de dedicar unos minutos para pensar en todas las cosas que andan por tu cabeza y vuélcalas a un papel. Anota tus ideas más locas en la lista “Algún día/Quizás”.

3. Revisa tus listas, una por una. Comprueba que están al día, que lo que está hecho está marcado como hecho. Revisa las listas de acciones, tacha los ítems realizados, observa si algún ítem se está volviendo importante o urgente, en este caso asígnale un día en la agenda. Actualiza la lista de proyectos. Elimina de la lista los proyectos realizados. Pasa a la lista “Acciones siguientes” aquellas acciones de cada proyecto que tengas que hacer esta semana.

4. Revisa tu calendario. Comprueba la semana anterior, la actual y la que viene. Mira si hay tareas que tienes que hacer como consecuencia de lo marcado en tu agenda (preparar reuniones o citas, por ejemplo). Anota estas tareas en tu listas de tareas. Elimina todos los compromisos completados de la semana y reprograma para la siguiente semana lo que haya quedado pendiente.

5. Define tu objetivo semanal y planifica tus Grandes Rocas. Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Si en el punto número 1 has detectado que ya has alcanzado tu objetivo a corto plazo, elige otro. Si no es así, establece tareas que te acerquen a alcanzarlo y fíjalas en tu semana, si puede ser a primera hora del día, sin sobrepasar una o dos al día.

Cada mañana y cada noche haz una revisión de tu sistema (10-15 minutos):

- Recopila y procesa. Primero recopila todo lo que te pueda quedar pendiente, como tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc. Luego procura dejar tus bandejas de entrada limpias, incluido el correo electrónico y las notas de voz del teléfono móvil, procesando y organizando lo que resulte. Si haces esto todos los días, generalmente no te llevará más de 5 minutos.

- Actualiza tus listas. Una vez que todo esté organizado en tus listas, procede a repasarlas una a una para eliminar todas las acciones que ya fueron completadas a lo largo del día.

- Repasa la lista de proyectos, y asegúrate de que cada proyecto tiene al menos una acción siguiente definida en alguna de las listas contextuales. Es la forma de asegurarte de que todos los proyectos seguirán avanzando mañana.

- Revisa el calendario. Comprueba cuáles serán tus compromisos del día siguiente, por si tienes que preparar algo de antemano, o para confirmar reuniones o citas.

- Define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día. En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales y el resto otras tareas importantes. Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.

Dependiendo del volumen de tareas que manejen, hay personas que necesitan una doble revisión diaria, otras una diaria, otras sólo una semanal…

Decide tú lo que necesitas pero hagas lo que hagas, asegúrate de fijar un momento específico e ineludible para hacer la Revisión.

Fija un momento del día y no te lo saltes bajo ningún concepto. Piensa que es como una cita con alguien a la que tienes que asistir. Repite y repite hasta que cueste menos. Elige un momento en el que tengas ánimo o ganas, al principio o al final del día.

Una de las claves de la Revisión es hacerla, no saltártela nunca, y además hacerlo de forma regular y periódica. A medida que revises recuérdate todas las tareas que has ido realizando. Felicítate y celebra tus avances.

Recuerda que sin revisar no hay GTD y nuestro sistema tenderá a la desorganización.

Para decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo la lista de Acciones siguientes (o Próximo) y, quizá, la lista de tareas “A la espera”.

David Allen propone cuatro posibles criterios a la hora de escoger acciones de nuestra lista “Próximo” o “Acciones siguientes”. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Contexto: Cuando nos encontremos en una situación o contexto determinados hagamos rápidamente a las acciones que podemos realizar en ese momento.

2. Tiempo: Se refiere a la estimación de tiempo requerido para poder llevar a cabo la acción. Esto nos lo dirá nuestra experiencia. Tendremos que organizar nuestras tareas en función del tiempo del que dispongamos para ello.

3. Nivel de energía: Se refiere a la estimación de energía requerida para poder llevar a cabo la acción. Hay acciones más mecánicas que otras y algunas requieren concentración y enfoque absolutos. No siempre tenemos la misma energía para hacer ciertas cosas. Por ejemplo, a primera hora de la mañana solemos estar más despejados y es el momento para hacer aquellas tareas que requieran más concentración y no para abrir el correo electrónico u otras tareas mecánicas.

4. Prioridad: Se refiere a la estimación de la prioridad que tenga la realización de una acción. La prioridad siempre se fija con relación al resto de acciones y si trabajas por contextos, fija la prioridad con respecto a las otras acciones del contexto.