Avanzar es más lento y dificultoso, no habrá ruta marcada y únicamente te limitarás a dar bandazos y a sortear las dificultades según se presenten.

Aunque utilices el método, los hábitos y las rutinas que sean a la hora de planificar, asegúrate siempre de que cumples los siguientes tres requisitos.

Las tareas elefante son tareas grandes que incluyen a su vez otras tareas dentro de ellas. ¡Ten cuidado, que tienen trampa! Si queremos trabajar mejor y de manera más inteligente, la comprensión, la planificación y completar estas tareas de manera correcta es clave.

Estas tareas, que nos pueden llevar horas o días completarlas, no son tareas “reales” sino mini-proyectos. Y tratarlas como tal, es la manera de lidiar con ellas.

Entonces, ¿cómo trabajar con las “tareas elefante”?

La única forma de poder comerse un elefante es en trozos pequeños. Hay que dividir las tareas en bloques más pequeños, lo que llamamos sub-tareas, que se pueden desarrollar de manera sencilla y muy rápida. Invertir algo de tiempo al inicio de la planificación puede ahorrarte muchos quebraderos de cabeza a posteriori.

Sigue los siguientes pasos y no te volverás a quedar atascado en una tarea de elefante.

Es necesario que empieces a decidir qué haces y qué no haces. Cada decisión tiene una repercusión sobre ti, sobre tu rendimiento, sobre tu trabajo, …

Y para ello tendrás que filtrar por orden de importancia.

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.

Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.

Entre dos tareas que requieran la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.

Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes.

(Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)

Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposibe.

No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados o, por el contrario, negocia ampliar la fecha límite.

La tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).

HOJA DE INVENTARIO: Anotar todas las tareas que haya que hacer.

Incluir:
▶Tiempo estimado de realización de cada “mordisco”.
▶Prever fecha de realización.
▶IMPORTANTE: si en algún momento hay un hueco libre (cancelación de reunión, etc.) ... zámpate un trocito de la “tarea elefante”.

▶Clasificar cada tarea en URGENTE o IMPORTANTE.
▶Jerarquizar por orden de prioridad dentro de cada grupo.
▶Asigne una duración estimada de cada tarea.
▶Asigne un horario de ejecución de cada tarea.
▶Asigne una duración estimada para los imprevistos.

Descubra el inmenso placer de tachar cada tarea terminada.

▶Anotar cada llamada que se recibe, para devolver en el horario asignado..
▶Anotar cada tarea realizada no prevista (reunión, trabajos, llamadas, etc.) al principio del día.

Gran parte de nuestra jornada laboral está sometida a lo que acontece en el día a día. Para gestionar estos imprevistos, es decir, hechos no planificados y a los que debemos atender inicialmente, tenemos que formularnos las siguientes preguntas inicialmente para tomar nosotros una decisión u otra.

1. ¿Para cuándo necesita ser resuelto y/o atendido?: A corto plazo o largo plazo.

2. ¿Por qué?, efectos y consecuencias: Poco importante o muy importante.

3. ¿Es importante que lo haga yo? ; ¿No puede hacerlo otro?

En función de la naturaleza de estos imprevistos estaremos en un cuadrante u otro. No obstante, a veces las circunstancias nos obligan a tener que actuar de forma forzada. Pero hay que esforzarse para ser dueño del tiempo de uno mismo para no ser “zarandeado” continuamente.

Pocas cosas se resuelven bien sin análisis previo. ¡Pregunte y Analice!

Tu prioridad es hacer tus propias tareas y completarlas.

Implica saber distinguir las tareas según su impacto y el resultado que generen. Tanto si es una tarea tuya como si viene de la mano de otra persona.

Ponle tú “nombre” a las tareas. Averigua si es tan “clave”, “importantísima” y “urgentísima” como dicen.

Cada imprevisto, trabajo extra o tarea inesperada, supone una pieza más en el puzzle.

Antes de aceptarla estudia si es posible recolocarla sin que afecte a tu nivel de compromiso ni calidad.

No lo veas como algo que te “han encasquetado” sino como algo que quieres y vas a hacer.

Porque habitualmente, en una oficina, todo lo urgente rara vez es importante.

“Hay que hacer esto ya, es muy urgente. Venga, hazme ese favor”. ¿Cuántas veces has escuchado esa frase o una similar?

Detrás de esa frase está uno de los mayores enemigos de la productividad.

Aceptar como importante todo lo que nos dicen que es “urgente”, te llevará a un constante estado de crisis y estrés, y jamás lograrás hacer tus propias tareas.

Antes de decir «sí», hazte estas rápidas preguntas:

▶¿Estoy trabajando ahora una tarea importante?
▶¿Es una Tarea Clave?
▶¿Qué pasaría si yo interrumpiera?
▶¿Verdaderamente tengo que hacer yo eso?
▶¿Qué me va a suponer?

Sonríe y mantén una actitud pausada y positiva.

No seas brusco.

Sé comprensivo con la urgencia, los motivos y la responsabilidad de la otra persona.

Reconócelo abiertamente y házselo saber: “Entiendo. Veo que lo que me pides es bastante urgente”.

Exponle el motivo de demorar su urgencia.

Hazlo con franqueza pero de forma rotunda: “Entiendo. Veo que lo que pides es bastante urgente. Pero justo ahora mismo estoy terminando este informe que es muy importante por...”. 

Si no vas a hacerlo, díselo y si estás posponiendo esa tarea pero más adelante vas a ponerte con ella, díselo también. 

Sin caer en la falta de compañerismo o en la antipatía, habrías conseguido seguir con tu plan y terminar tus tareas con concentración.

¿Qué hacer cuando tenemos una tarea importante entre manos pero su finalización no depende de nosotros?

¿Cómo hacerlo cuando a veces trabajamos con personas poco ágiles, algo perezosas y hasta indolentes?

¿Cómo hacerles ver la importancia de terminar esa tarea cuando parecen pasar de todo?

Trata de que se motiven y vean la tarea del mismo modo que la ves tú: algo importante que debe terminarse con la mayor agilidad y excelencia

No intentes convertir en productivos a quienes no lo son.

Lo importante, para ti, es conseguir que se haga la tarea. Busca el resultado, no la sanación de su alma improductiva.

Nunca les hables en términos de productividad, de responsabilidad profesional o de objetivos de empresa.

Posiblemente todo eso les traiga sin cuidado. Convénceles utilizando “su lenguaje”.

Ellos se mueven y se ponen en marcha cuando ven que pueden obtener un beneficio. Analiza la situación Y busca su incentivo.

Si lo intentas y chocas contra un muro, no desistas.

Sonríe y actúa con actitud positiva y decidida. Aunque este tipo de personas te generan frustración, irritación e indignación, piensa que, quieras o no, cada día vas a verlas y tienes que trabajar con ellas.

El mejor modo para hacerlo es sonriendo.